Outils de communication interne et d’intégration

L’accueil d’un nouveau collaborateur est une étape cruciale

Accueillir un nouveau salarié dans l’entreprise, c’est procéder à une greffe. Pour que la greffe prenne, il faut mettre en place un processus d’accompagnement et d’adaptation. Cela ne s’improvise pas mais revêt une importance capitale, surtout au moment où les candidats se font plus rares sur le marché et où les coûts de recrutement explosent.

On sait combien il est difficile de modifier une première impression. Les sociétés aujourd’hui prennent peu à peu conscience de l’importance d’avoir une réelle politique d’accueil afin d’enclencher dès le départ un processus d’intégration positive et de motivation. Mais elles sont un peu désemparées et font souvent appel à un consultant externe pour mettre sur pied une procédure et développer les outils adéquats. Elles ont conscience que concevoir et réaliser un livret d’accueil par exemple ne s’improvise pas et requiert de réels talents de communicateur. La culture d’entreprise, sa personnalité et ses spécificités vont jouer un grand rôle dans la nature de la politique d’accueil qui sera élaborée. Car s’il convient que le candidat se sente à l’aise, il faut également veiller à ne pas créer de décalage entre les attentes que l’on suscite chez lui et la réalité interne de l’entreprise.

Etre présent

Jean-Marie Peretti, auteur de Ressources Humaines très connu en France, fait remarquer : « Il y a beaucoup de pots d’adieu, jamais de pots d’accueil… ». La prise en charge relationnelle d’un nouvel arrivant est extrêmement importante. Et plus cette prise en charge parviendra à impliquer l’ensemble du réseau qui entoure l’arrivant, plus elle sera efficace. Hiérarchie directe ou indirecte, tuteur ou parrain, correspondant communication et bien-sûr DRH, tous peuvent concourir, par des actions coordonnées dans le temps, à ce que l’intégration réussisse pleinement.

Avant de définir et de mettre en œuvre toute politique d’accueil, il peut être particulièrement intéressant dans un premier temps de procéder à une enquête auprès des jeunes « intégrés » présents dans l’entreprise depuis moins d’un an. A partir de réunions de groupe, cette étude permet de mieux cerner ce qui a attiré ces candidats, l’éventuel décalage entre la « promesse » (publicitaire) donnée dans la campagne de recrutement ou les entretiens d’embauche et la réalité quotidienne de l’entreprise. On cherchera à recueillir leur opinion à 3 moments clés de leur vie dans l’entreprise : avant d’intégrer l’entreprise (leur connaissance de la société, leur image), pendant la phase d’intégration (ce qu’ils ont ressenti, les problèmes, les manques), après un an d’exercice.

Vous, le manager du nouvel arrivant, avez un rôle crucial à jouer. Avant son arrivée, vous lui aurez idéalement envoyé un courrier d’accueil personnalisé pour préparer son entrée en poste. Il est en effet important qu’il se sente à l’aise dès sa prise de fonction. Il peut être opportun de nommer quelqu’un qui le parraine, le présente, l’aide à trouver ses marques et à résoudre les problèmes pratiques et psychologiques qu’il peut rencontrer. Accordez à votre nouveau collaborateur un rendez-vous pour lui expliquer pourquoi vous l’avez choisi, éventuellement vos réserves, ce que vous attendez de lui avec précision. Faites-le exprimer ses souhaits et organisez ensemble une intégration efficace (présentation à la hiérarchie, rencontres avec les collègues, visite d’entreprise, séminaire d’accueil, formation spécifique…). Il faut que s’installe dès le départ un climat de confiance. Il doit percevoir votre style de management, vos exigences en terme de qualité, de relations humaines, d’éthique… N’oubliez jamais de tenir vos promesses car, dans le cas contraire, c’est le meilleur moyen de démotiver un bon élément. Remettez-lui un livret d’accueil ou un « Welcome package » qui va lui expliquer l’entreprise et devenir son meilleur guide…

Séduire par le livret d’accueil

Pratiquement inconnu au Luxembourg, le livret d'accueil est pourtant un outil de base de la politique d'intégration. Il a pour première fonction de définir le parcours d'intégration et de donner des repères au nouvel arrivant. Il n'a pas vocation à être exhaustif mais à fournir une vue d'ensemble synthétique de la vie de 1'entreprise et à renvoyer à des documents spécialisés sur tel ou tel aspect. Son contenu doit être élaboré en parfaite cohérence avec la stratégie de 1'entreprise: de lui dépendra en partie l'adhésion du nouveau salarié.

La construction ou la mise à jour d'un livret d'accueil passe par 1'analyse d'un certain nombre de points. Cette analyse peut associer plusieurs personnes d'horizons et échelons hiérarchiques différents, dans un groupe de travail ou par la réponse à un questionnaire. Il est important par exemple de connaître les objectifs réels du livret d’accueil, sa vocation (informer, favoriser 1'adhésion au projet d'entreprise, créer un environnement favorable à l'épanouissement, donner les références nécessaires pour se positionner dans 1'organisation…). On doit également fixer son utilisation (se limiter à la période d'intégration, se poursuivre au long de la carrière dans 1'entreprise, être un document commun à toute 1'entreprise, être adapté à chaque site…).

Il faut ensuite recenser et hiérarchiser les thèmes à aborder (1'historique, les activités, les chiffres clés, la position par rapport à la concurrence, le positionnement stratégique, les clients, la culture de 1'entreprise et ses valeurs, les objectifs de la direction générale, le projet d'entreprise, 1'organisation interne…). Il faut choisir un positionnement (une liste d’adjectifs auxquels il faut attribuer une note peut être soumise au groupe de travail). On doit également choisir un ton rédactionnel (humoristique, sérieux, vendeur, original…).

La forme du livret d'accueil est importante, aussi importante que pour les publications destinées aux publics externes de l’entreprise. La communication est facilitée par les signes, les couleurs, le design, le traitement graphique des photographies, les matières, le format, les niveaux de lecture. Le livret d'accueil doit respecter la charte et les codes graphiques de 1'entreprise. L'élaboration d'un concept spécifique (graphique et rédactionnel), en accord avec la stratégie générale de communication et symbolisant la philosophie de 1'entreprise, peut contribuer à enclencher le processus d'adhésion du nouvel arrivant mais aussi renforcer la fierté d'appartenance des salariés dans leur ensemble. Il soutient 1'intérêt du lecteur, vient appuyer le discours, agrémente la lecture. A bannir absolument: les photocopies et les documents fabriqués-maison. Le nouvel arrivant, mais aussi tout le personnel, doit ressentir que l’on a pris le temps et que 1'on s'est donné les moyens de le séduire, tout comme le client. Et le livret d'accueil contribuera pour beaucoup à sa première impression de 1'entreprise. Or, la première impression...

Suivre l’intégration

Le véritable intégrateur, c’est le supérieur hiérarchique. Il est donc essentiel, dans tout dispositif d’intégration, de sensibiliser l’encadrement aux enjeux et de lui fournir une méthode. Il s’agit de sensibiliser les managers aux risques et aux bénéfices de l’intégration ou de la non-intégration pour l’individu, le département, l’entreprise. Car s’il est devenu difficile de recruter en raison d’une relative pénurie sur certains profils, il devient plus difficile encore de fidéliser les bons éléments, par ailleurs très courtisés. La période d’intégration dure plus longtemps que la période d’accueil proprement dite. Dans les entreprises à fort taux de turnover, on constate que les départs des nouveaux embauchés, très nombreux pendant la période d’essai, se poursuivent pendant plusieurs mois, parfois une année. Le suivi de l’intégration doit donc s’étendre sur une large période. Des entretiens réguliers de suivi vont permettre d’observer l’intégration et de détecter dès l’origine d’éventuels problèmes ou manques. La politique d’accueil doit être relayée par une politique de communication interne, une stratégie de formation et de larges perspectives pour les employés. Tout un travail à faire sur la culture d’entreprise et son approche des salariés devenus des clients internes qu’il s’agit de séduire.

Françoise LAVABRE-BERTRAND